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Faut-il conserver l’original papier ou électronique d’un document ?
Il est conseillé de conserver l'original du document qui vous a été transmis, que cet original soit sur support papier ou sur support électronique.
Question-réponseMis à jour le 13/06/2025Particuliers
Il est conseillé de conserver l'original du document qui vous a été transmis , que cet original soit sur support papier ou sur support électronique.
Selon votre situation
Support papier
Si l'original du document est sur support papier, il est conseillé de le conserver sur support papier .
Exemple : diplôme transmis par courrier ou remis en main propre.
En effet, si vous numérisez (scan, photo) ou photocopiez un document original papier, la version numérisée/photocopiée a valeur uniquement de copie . Or, une copie ne peut servir de preuve qu’à la condition d'être fiable . De plus, si l'original du document existe toujours, sa présentation peut toujours être exigée.
La durée de conservation varie selon le type de document. Vous pouvez utiliser un simulateur pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.
Support électronique
Si l'original du document est sur support électronique, il est conseillé de le conserver sur support électronique .
Exemple : avis d'imposition transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet.
En effet, si vous imprimez ce document, la version imprimée a valeur uniquement de copie . Or, une copie ne peut servir de preuve qu’à la condition d'être fiable . De plus, si l'original du document existe toujours , sa présentation peut toujours être exigée.
La durée de conservation d'un document électronique est identique à celle d'un document papier. Elle varie selon le type de document. Vous pouvez utiliser un simulateur pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.
À savoir
Un écrit électronique a la même valeur juridique qu'un écrit papier si la personne signataire est identifiée et si le document est établi et conservé de manière à en garantir l’intégrité . En pratique, la signature électronique permet d'identifier la personne signataire de l'acte.
Définitions
- Copie fiable
- Est présumée fiable, jusqu'à preuve du contraire, toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte et dont l'intégrité est garantie dans le temps. L’intégrité dans le temps est garantie par un procédé de reproduction qui entraîne une modification irréversible du support de la copie, ou en cas de reproduction électronique, qui répond à des exigences de sécurité.
- Intégrité d’un document
- Document sécurisé, qui reste fiable et vérifiable quelle que soit la durée de sa conservation et de son usage.
Qui peut vous aider
Références
- Règlement (UE) n°910/2014 du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (règlement eIDAS)
- Code civil : articles 1363 à 1368
- Code civil : article 1379
- Décret n°2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique
- Décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies