Syndic de copropriété

Qu'est-ce qu'un syndic professionnel ?

Comment le syndic professionnel est-il désigné ?

Copropriété existante

Le syndic est désigné lors de l'assemblée générale des copropriétaires par un vote des copropriétaires à la majorité absolue (dite majorité de l'article 25).

Cette désignation suit plusieurs étapes.

1. Mise en concurrence

Tout d'abord, préalablement à l'assemblée générale, le conseil syndical doit réaliser une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic. En pratique, cela consiste à interroger plusieurs syndics afin d'obtenir :

• Un projet de contrat

• Une fiche d'information sur le prix et les prestations proposées.

Ces éléments permettent aux copropriétaires de comparer les différentes propositions.

Cette mise en concurrence s'applique dans le cas d'une désignation d'un nouveau syndic ou d'un renouvellement du contrat du syndic déjà en place.

Tout copropriétaire peut, par ailleurs, demander au syndic d'inscrire à l' ordre du jour de l'assemblée générale des copropriétaires, l'examen d'un ou plusieurs projets de contrat de syndic qu'il lui communique à cet effet.

2. Notification des projets de contrat

Ensuite, les projets de contrat sont notifiés (envoyés) aux copropriétaires en même temps que l'ordre du jour de l'assemblée générale. En principe, ils sont annexés à la convocation à l'assemblée générale.

Attention

Si l'assemblée générale désigne un syndic dont le contrat n'a pas été annexé à la convocation, cette décision peut être remise en cause par un copropriétaire absent ou opposant .

3. Désignation

Enfin, les projets de contrat sont successivement présentés aux copropriétaires lors de l'assemblée générale, avant qu'ils procèdent au vote du syndic de leur choix. La décision qui désigne le syndic approuve aussi son contrat.

La résolution portant sur la désignation du syndic doit mentionner la durée et la date d'échéance de son mandat.

Rappel

Le vote des copropriétaires s'effectue à la majorité absolue (majorité dite de l'article 25).

Nouvelle copropriété

Une nouvelle copropriété doit obligatoirement désigner un syndic provisoire à sa création. En principe, ce syndic est mis en place par le promoteur immobilier. Sa désignation est mentionnée dans le règlement de copropriété , pour une durée d'un an maximum.

À l'expiration de ce délai, son contrat prend automatiquement fin.

C'est pourquoi, le syndic provisoire a pour obligation de convoquer la première assemblée générale des copropriétaires durant cette année, lors de laquelle il sera voté :

• Le maintien du syndic provisoire dans ses fonctions, après mise en concurrence de plusieurs contrats de syndic effectuée par le conseil syndical, s'il en existe un, ou par les copropriétaires

• Ou la désignation d'un nouveau syndic.

Absence de désignation d'un syndic en assemblée générale des copropriétaires

Il est possible que les copropriétaires ne désignent pas de syndic lors de l'assemblée générale convoquée à cette fin. C'est le cas, par exemple, lorsque le mandat du syndic n'a pas été renouvelé ou si la majorité requise n'a pas été atteinte.

Dans cette hypothèse, le syndic est désigné par le président du tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble , sur demande :

• D'un ou plusieurs copropriétaires

• Ou du maire de la commune

• Ou du président de l'établissement public de coopération intercommunale compétent en matière d'habitat du lieu de situation de l'immeuble.

Il est obligatoire de se faire accompagner par un avocat pour cette démarche.

Quelles sont les missions du syndic professionnel ?

Gestion financière et comptable

Le syndic assure la gestion comptable et financière de la copropriété. Cette mission inclut notamment :

• L'établissement du budget prévisionnel de la copropriété.

  Le syndic établit le budget prévisionnel, en concertation avec le conseil syndical , et le fait voter chaque année par l'assemblée générale des copropriétaires.

• La tenue de la comptabilité du syndicat des copropriétaires.

  Le syndic doit enregistrer toutes les dépenses (frais d'assurance, ménage, gardien, eau, ascenseur, etc.) et les recettes du syndicat des copropriétaires (par exemple, le paiement des charges) dans un document appelé « grand livre ». Il doit également établir les comptes annuels et les faire voter en assemblée générale.

• La gestion et le recouvrement des charges de la copropriété.

  Le syndic établit le montant des charges dû par chaque copropriétaire et envoie les appels de fond correspondant. Il doit également s'occuper du recouvrement des charges impayées.

• L'ouverture d'un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires.

  Le syndic doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, dans les 3 mois de sa désignation . La notion de compte séparé implique que le titulaire du compte soit le syndicat des copropriétaires. La personne apparaissant sur les relevés bancaires comme titulaire du compte doit donc être le syndicat des copropriétaires, et non le syndic. Toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat des copropriétaires doivent être versées sur ce compte.

• L'ouverture d'un compte spécifique pour le fonds travaux obligatoire

• La souscription d'un emprunt bancaire collectif

• L'ouverture d'un compte spécifique « emprunt collectif ».

Gestion administrative

Le syndic doit notamment remplir les missions suivantes :

• Immatriculer l'immeuble dans le registre national des copropriétés

• Réaliser et mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété

• Établir et mettre à jour de la liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, état civil, domicile et, s'ils ont donné leur accord, leur adresse électronique

• Faire exécuter le règlement de copropriété et les décisions prises lors de l'assemblée générale des copropriétaires

• Organiser la tenue d'une assemblée générale annuelle.

  Le syndic doit préparer, convoquer et être présent lors de l'assemblée générale. Il doit également rédiger le procès-verbal de l'assemblée et l'envoyer à tous les copropriétaires.

• Administrer l'immeuble, assurer sa conservation, son entretien et, en cas d'urgence, faire exécuter les travaux nécessaires.

  Le syndic est chargé de gérer l'immeuble au quotidien pour assurer son bon fonctionnement et son entretien. Il doit, notamment, entretenir les parties communes de l'immeuble (par exemple, organiser le nettoyage, les petites réparations ou l'entretien de l'ascenseur) et assurer la sécurité des occupants (par exemple, veiller aux respects des normes incendies).

  Il doit également inscrire à l' ordre du jour de l'assemblée générale, tous les travaux qu'il juge utile ou nécessaire pour la préservation de l'immeuble (par exemple, réfection de la toiture, ravalement, rénovation énergétique etc.).

• Souscrire un contrat d'assurance multirisques immeuble et de déclarer les sinistres touchant les parties communes

• Souscrire un contrat d'assurance contre les risques de responsabilité civile dont le syndicat des copropriétaires doit répondre.

  Cette assurance permet, notamment, de couvrir les dommages subis par un copropriétaire ou un tiers du fait des parties communes de l'immeuble.

• Obtenir l'autorisation de l'assemblée générale de signer des contrats avec tout entreprise ou prestataire qui est lié au syndic

• Établir et mettre à jour le carnet d'entretien de l'immeuble

• Représenter le syndicat des copropriétaires dans les actes de la vie civile (par exemple, conclusions des contrats avec les prestataires ou les fournisseurs de l'immeuble), les actes d' acquisition ou d' aliénation des parties communes et en justice

• Informer les copropriétaires et les occupants qu'un immeuble fait l'objet d'une procédure relevant de l'exercice de la police de la sécurité et de la salubrité des immeubles, locaux et installations

• Gérer les archives du syndicat des copropriétaires

• Gérer les salariés (par exemple, gardien) de la copropriété.

À ce titre, le syndic engage et met fin au contrat le personnel employé par le syndicat des copropriétaires et fixe les conditions de son travail.

Communication des documents de la copropriété

Le syndic doit proposer un accès en ligne aux documents qui concernent la gestion de l'immeuble ou des lots de copropriétés gérés.

L'accès en ligne doit être sécurisé. Il doit être accessible aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d'un code personnel.

Les documents mis à disposition doivent être téléchargeables et imprimables.

Cet accès doit être différencié selon la nature des documents mis à disposition :

Quel est le contenu du contrat du syndic professionnel ?

Contrat de syndic réglementé

À savoir

Le syndic qui ne respecte par le contrat-type peut être condamné à une amende administrative d'un montant maximum de 3 000 € pour une personne phyique et de 15 000 € pour une personne morale.

Quelle est la durée du mandat du syndic professionnel ?

Comment prend fin le mandat du syndic ?

Non-renouvellement du mandat

La copropriété peut décider de ne pas renouveler le contrat du syndic. La copropriété doit alors inscrire à l' ordre du jour d'une assemblée générale des copropriétaires tenue dans les 3 mois précédant la fin du contrat :

• La désignation d'un nouveau syndic

• La fixation d'une date anticipée de fin de contrat.

Lorsque l'initiative vient du syndic, il doit informer le conseil syndical de son intention de ne pas conclure un nouveau contrat au plus t ard 3 mois avant la tenue de cette assemblée générale des copropriétaires.

Au cours de l'assemblée générale, les copropriétaires désignent un nouveau syndic et fixent les dates de fin du contrat en cours et de début du nouveau contrat, qui doivent intervenir au plus tôt 1 jour franc après la tenue de cette assemblée.

Résiliation anticipée du mandat

Dans certains cas, il est possible de mettre fin au mandat en cours du syndic .

Dans quel cas la responsabilité du syndic professionnel est-elle engagée ?

Responsabilité civile du syndic

La responsabilité civile du syndic peut être engagée par le syndicat des copropriétaires, un ou plusieurs copropriétaires ou des tiers.

Responsabilité envers le syndicat des copropriétaires

Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. En raison de la signature du contrat de syndic qui lie les parties, le syndic a une responsabilité dite « contractuelle » à l'égard du syndicat des copropriétaires .

Cela signifie que, pour engager sa responsabilité, le syndicat des copropriétaires doit prouver que :

• Le syndic a rempli de façon incorrecte ou incomplète, ses missions

• Et que cette faute est à l'origine d'un dommage (financier ou matériel).

Dans ce cas, il est possible de saisir la justice pour réparer le dommage subi par l'obtention de dommages et intérêts . Il est également possible de demander la révocation du mandat du syndic .

Pour ces actions judiciaires, il est recommandé de se faire accompagner par un avocat.

Responsabilité envers les copropriétaires

Par ses agissements, le syndic peut nuire aux intérêts d'un ou plusieurs copropriétaires.

Pour engager la responsabilité du syndic, le copropriétaire concerné doit prouver que :

• Le syndic a rempli de façon incorrecte ou incomplète ses missions ou commis une faute étrangère à ses fonctions

• Et que cette faute est à l'origine d'un dommage personnel (financier, matériel ou moral).

Dans ce cas, il est possible d'introduire une action en justice à l'encontre du syndic pour obtenir la réparation financière, par le versement de dommages et intérêts, des préjudices subis. Il est recommandé de se faire accompagner par un avocat.

Responsabilité envers les tiers

Le syndic est également responsable de ses agissements, à titre personnel et dans le cadre de ses fonctions, à l'égard des tiers. Il s'agit, notamment, des salariés du syndicat des copropriétaires, des locataires, des fournisseurs, des prestataires ou des voisins.

Responsabilité pénale du syndic

La responsabilité pénale du syndic peut être recherchée s'il commet, dans l'exercice de ses missions, une faute qui correspond à une infraction pénale.

Il est possible de les classer en 3 catégories :

1. Les infractions volontairement commises, notamment dans le cadre de la gestion financière (par exemple, abus de confiance, escroquerie, détournement de fonds)

2. Les infractions involontairement commises, qui proviennent d'une imprudence, d'une négligence ou d'une inattention (par exemple, blessures involontaires par défaut d'entretien ou de surveillance)

3. Les infractions à une législation spéciale. C'est notamment le cas des infractions aux règles d'urbanisme (par exemple, travaux non conforme au permis de construire), aux règles d'hygiène ou de sécurité, au règlement sanitaire ou à la législation du travail (par exemple, travail dissimulé).

Comment engager la responsabilité de son syndic professionnel ?

1. Identifier la faute du syndic

Tout d'abord, il est impératif d'identifier le manquement du syndic à ses fonctions.

De même, il faut s'assurer que cette faute est à l'origine du dommage subi. En d'autres termes, le préjudice doit être une conséquence de la faute reprochée.

2. Estimer le dommage subi

Ensuite, il convient de valoriser le dommage subi, c'est-à-dire d'en estimer le montant afin d'obtenir une réparation équitable. Cette évaluation peut se faire, par exemple, à l'aide de devis ou de factures.

3. Mettre en demeure le syndic

Par ailleurs, il est nécessaire d’envoyer un courrier de mise en demeure au syndic qui contient :

• Un détail des faits, des manquements/fautes reprochés et du ou des dommages subis

• Une demande de compensation financière et/ou la rectification des agissements critiqués dans un délai raisonnable.

Ce courrier doit être envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception.

4. Faire voter en assemblée générale une autorisation d'agir en justice

Cette étape préalable est obligatoire uniquement dans le cadre d'une action en justice souhaitée par le syndicat des copropriétaires à l'encontre de son syndic.

Deux situations sont à distinguer.

1. Action en justice à l'encontre d'un ancien syndic

Dans cette hypothèse, l'actuel syndic doit être autorisé à agir en justice par une décision de l'assemblée générale.

Cette autorisation doit mentionner :

• L'objet de la demande en justice

• Les personnes visées

• Et la nature de l'action (action en responsabilité).

L'autorisation accordée au syndic doit être adoptée à la majorité des voix des personnes présentes, représentées ou ayant voté par correspondance (majorité dite de l'article 24).

2. Action en justice à l'encontre du syndic en exercice

Le président du conseil syndical doit convoquer une assemblée générale des copropriétaires afin d'obtenir une délégation expresse d'agir contre le syndic défaillant, en cas de carence ou d'inaction du syndic.

5. Intenter une action en justice

Enfin, si le syndic ne réagit pas ou persiste dans ses fautes, il est possible d'intenter une action en justice devant le tribunal judiciaire du domicile du défendeur (siège du syndic).

Si le montant du litige est inférieur ou égal à 10 000 € , il est recommandé de se faire accompagner par un avocat.

Si le montant du litige est supérieur à 10 000 € , il est obligatoire de se faire représenter par un avocat.

Par ailleurs, si le syndic a commis une ou plusieurs infractions pénales , il est possible de déposer une plainte à son encontre.

Qu'est-ce qu'un syndic non professionnel ?

Syndic bénévole

Le syndic bénévole est une personne physique, propriétaire d'un ou plusieurs lots dans la copropriété. Il peut être un copropriétaire occupant (habité sur place) ou non.

Attention

Si le syndic bénévole perd sa qualité de copropriétaire (par exemple, en cas de vente de son bien), il ne perd pas immédiatement son mandat de syndic. En effet, son mandat reste valable pendant une durée de 3 mois suivant cet évènement. Durant ce délai, il convoque une assemblée générale et inscrit à l' ordre du jour la question de la désignation d'un nouveau syndic.

Syndic coopératif

Le syndic coopératif est également une personne physique.

Il doit remplir les 2 conditions suivantes :

• Être propriétaire d'un ou plusieurs lots de copropriété

• Être président du conseil syndical .

Attention

Le syndic coopératif ne peut pas conserver ses fonctions après l'expiration de son mandat de membre du conseil syndical.

Quelles sont les missions du syndic non professionnel ?

Gestion financière

Le syndic assure la gestion comptable et financière de la copropriété. Cette mission inclut notamment :

• L'établissement du budget prévisionnel de la copropriété.

  Le syndic établit le budget prévisionnel et le fait voter chaque année par l'assemblée générale des copropriétaires.

• La tenue de la comptabilité du syndicat des copropriétaires

• La gestion et le recouvrement des charges de la copropriété.

  Le syndic établit le montant des charges dû par chaque copropriétaire et envoie les appels de fond correspondant. Il doit également s'occuper du recouvrement des charges impayées.

• L'ouverture d'un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires.

  Le syndic doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, dans les  3 mois de sa désignation . La notion de compte séparé implique que le titulaire du compte soit le syndicat des copropriétaires. La personne apparaissant sur les relevés bancaires comme titulaire du compte doit donc être le syndicat des copropriétaires et non le syndic. Toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat des copropriétaires doivent être versées sur ce compte.

• L'ouverture d'un compte spécifique pour le fonds travaux obligatoire

• La souscription d'un emprunt bancaire collectif

• L'ouverture d'un compte spécifique « emprunt collectif »

Gestion administrative

Le syndic doit notamment remplir les missions suivantes :

• Immatriculer l'immeuble dans le registre national des copropriétés

• Réaliser et mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété

• Etablir et mettre à jour de la liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, état civil, domicile et, s'ils ont donné leur accord, leur adresse électronique

• Faire exécuter le règlement de copropriété et les décisions prises lors de l'assemblée générale des copropriétaires

• Organiser la tenue d'une assemblée générale annuelle.

  Le syndic doit préparer, convoquer et être présent lors de l'assemblée générale. Il doit également rédiger le procès-verbal de l'assemblée et l'envoyer à tous les copropriétaires.

• Administrer l'immeuble, assurer sa conservation, son entretien et, en cas d'urgence, faire exécuter les travaux nécessaires.

  Le syndic est chargé de gérer l'immeuble au quotidien pour assurer son bon fonctionnement et son entretien. Il doit, notamment, entretenir les parties communes de l'immeuble (par exemple, organiser le nettoyage, les petites réparations ou l'entretien de l'ascenseur) et assurer la sécurité des occupants (par exemple, veiller aux respects des normes incendies).

  Il doit, également, inscrire à l' ordre du jour de l'assemblée générale, tous les travaux qu'il juge utile ou nécessaire pour la préservation de l'immeuble (par exemple, réfection de la toiture, ravalement, rénovation énergétique etc).

• Souscrire un contrat d'assurance multirisques immeuble et de déclarer les sinistres touchant les parties communes

• Souscrire un contrat d'assurance contre les risques de responsabilité civile dont le syndicat des copropriétaires doit répondre.

  Cette assurance permet, notamment, de couvrir les dommages subis par un copropriétaire ou un tiers du fait des parties communes de l'immeuble.

• Établir et mettre à jour le carnet d'entretien de l'immeuble

• Représenter le syndicat des copropriétaires dans les actes de la vie civile (par exemple, conclusions des contrats avec les prestataires ou les fournisseurs de l'immeuble), les actes d' acquisition ou d' aliénation des parties communes et en justice

• Informer les copropriétaires et les occupants qu'un immeuble fait l'objet d'une procédure relevant de l'exercice de la police de la sécurité et de la salubrité des immeubles, locaux et installations.

Comment le syndic non professionnel est-il désigné ?

Syndic bénévole

Le futur syndic doit faire inscrire sa candidature à l' ordre du jour de l'assemblée générale des copropriétaires. Sa désignation est ensuite présentée et votée à majorité absolue des copropriétaires lors de l'assemblée générale.

Syndic coopératif

Différentes étapes sont à respecter :

1. Vérifier que le règlement de copropriété autorise ce modèle

Il est important de s'assurer que le règlement de copropriété n'interdise pas cette forme de gestion. Si c'est le cas, il faudra le modifier pour supprimer cette interdiction.

2. Inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale le passage à la forme coopérative du syndicat des copropriétaires

L'adoption de la forme coopérative du syndicat des copropriétaires est décidée à la majorité absolue .

3. Constituer un conseil syndical

Lors de l'assemblée générale qui décide de l'adoption de la forme coopérative, il est également obligatoire de désigner les membres du conseil syndical.

En effet, le syndic coopératif est élu par les membres du conseil syndical et choisi parmi ceux-ci. Le syndic coopératif est le président du conseil syndical.

Quel est le contenu du contrat du syndic non professionnel ?

Quelle est la durée du mandat du syndic non professionnel ?

Comment prend fin le mandat du syndic non-professionnel ?

Non-renouvellement du mandat

Si les copropriétaires ne souhaitent pas que le syndic bénévole ou le syndic coopératif conserve ses fonctions à l'expiration de son mandat et souhaitent ainsi le remplacer, la copropriété doit inscrire à l'ordre du jour d'une assemblée générale des copropriétaires tenu dans les 3 mois précédant la fin du contrat  les questions portant sur la désignation d'un nouveau syndic et sur la fixation d'une date anticipée de fin de contrat.

Lorsque l'initiative vient du syndic, il doit informer le conseil syndical de son intention de ne pas conclure un nouveau contrat au plus  t ard 3 mois avant la tenue de cette assemblée générale  des copropriétaires.

Au cours de l'assemblée générale, les copropriétaires désignent un nouveau syndic et fixent les dates de fin du contrat en cours et de début du nouveau contrat. Elles doivent intervenir au plus tôt 1  jour franc  après la tenue de cette assemblée.

Résiliation anticipée du mandat

Les copropriétaires peuvent également souhaiter mettre fin au mandat du syndic non-professionnel de façon anticipée , c'est-à-dire avant que son mandat soit terminée.

Cette décision doit être justifiée par des fautes du syndic suffisamment graves dans l'exécution de sa mission.

Peut-on engager la responsabilité du syndic non-professionnel ?

À noter

Il est recommandé à tout syndic non-professionnel de souscrire une assurance responsabilité civile.