Logement
Bail d’habitation : documents remis par le propriétaire (bailleur)
La liste des documents que le propriétaire (ou l’agent immobilier) doit remettre au locataire est différente selon que le logement est loué vide ou loué meublé.
Fiche pratiqueMis à jour le 06/03/2026Particuliers
Lorsque le logement est la résidence principale du locataire, le propriétaire (ou l’agent immobilier) de ce logement a l’ obligation de remettre certains documents au locataire durant le bail. La liste de ces documents est différente selon que le logement est loué vide ou loué meublé . Nous vous présentons la règlementation.
Selon votre situation
Logement vide
Il existe plusieurs types de documents obligatoires à remettre au locataire d'un logement vide.
Attention
Le propriétaire (ou l'agence immobilière), qui refuse de rédiger un bail conforme à la réglementation et de délivrer une quittance ou un reçu sur demande du locataire ou qui dissimule ces obligations, peut être condamné :
S'il s'agit d'une personne physique , jusqu'à 1 an de prison et 20 000 € d'amende.
S'il s'agit d'une personne morale , jusqu'à 100 000 € d’amende.
Bail
Le bail doit être fait par écrit en autant d'exemplaires qu'il y a de parties (propriétaire ou agent immobilier, locataire).Il peut prendre la forme d'un acte sous signature privée ou d'un acte authentique .Il doit contenir au minimum certaines informations .Il doit être conforme au modèle de bail réglementaire .Documents annexes au bail
Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail , le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit annexer au bail les documents suivants :État des lieux d'entrée fait lors de la remise des clés et l'état des lieux de sortie fait lors de la restitution des clés
Attestation d'assurance contre les risques locatifs que le locataire a l’obligation de souscrire
Équipements d'accès à la télévision, à internet (TNT, fibre...)
Si le propriétaire l’a exigé, l’acte de cautionnement de la caution ou l’acte de cautionnement de la garantie Visale .
Si le locataire et le propriétaire ont convenu d'appliquer une grille de vétusté , copie de cette grille
Si le logement est conventionné avec l' Anah , copie de la convention Anah
Si le logement est dans un immeuble en copropriété, un extrait du règlement de copropriété . L'extrait porte sur la destination de l'immeuble , la jouissance des parties privatives et communes. Il indique également la quote-part attribuée au logement pour chaque catégorie de charges.
Mairie
mairieIl doit aussi mettre en annexe un dossier de diagnostic technique , qui regroupe les diagnostics suvants :État de l'installation intérieure de l'électricité si l'installation a plus de 15 ans
État de l'installation intérieure du gaz si l'installation a plus de 15 ans
État des risques (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon...) , si le logement est dans une zone concernée
Diagnostic bruit , si le logement est dans une zone concernée.
À savoir
Il est recommandé de tenir à la disposition du locataire un diagnostic amiante.
Quittances de loyer
La quittance doit détailler les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges .Lorsque le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit transmettre gratuitement au locataire une quittance. Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou l'agent immobilier) peut lui transmettre la quittance par mail.Pour faire la demande de quittance au propriétaire (ou à l'agent immobilier), le locataire peut utiliser ce modèle de document :Demander une quittance de loyer au propriétaire, à l’agence immobilière ou au bailleur social
Institut national de la consommation (INC)Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire (ou à l'agent immobilier) en contrepartie de la quittance ou de son envoi, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.Justificatifs de charges
Le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par l’envoi au locataire du budget prévisionnel et des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.Un mois avant la régularisation annuelle , le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit en outre communiquer au locataire :Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs.
Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit envoyer chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.
Si le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit envoyer au locataire, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau reçues de la commune ou de l' EPCI compétent.
Document à joindre au congé pour vendre ou pour habiter
Le propriétaire (ou l'agent immobilier) qui donne congé (ou son préavis) pour vendre ou pour habiter au locataire, doit y joindre la notice d'information sur les obligations du propriétaire et sur les voies de recours et d'indemnisation du locataire .Logement meublé
Il existe plusieurs types de documents obligatoires à remettre au locataire d'un logement meublé.
Attention
Le propriétaire (ou son représentant), qui refuse de rédiger un bail conforme à la réglementation et de délivrer une quittance ou un reçu sur demande du locataire, ou qui dissimule ces obligations, peut être condamné :
S'il s'agit d'une personne physique, jusqu'à 1 an de prison et 20 000 € d'amende.
S'il s'agit d'une personne morale, jusqu'à 100 000 € d’amende.
Bail
Le bail doit être établi par écrit en autant d'exemplaires qu'il y a de parties (propriétaire o agent immobilier, locataire).Il peut prendre la forme d'un acte sous signature privée ou d'un acte authentique .Il doit contenir au minimum certaines informations .Il doit être conforme au modèle de bail réglementaire .Documents annexes au bail
Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail , le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit annexer au bail les documents suivants :État des lieux d'entrée fait lors de la remise des clés et l'état des lieux de sortie fait lors de la restitution des clés
Attestation d'assurance contre les risques locatifs que le locataire a l’obligation de souscrire
Équipements d'accès à la télévision, à internet (TNT, fibre...)
Si le propriétaire l’a exigé, l’acte de cautionnement signé par la caution
Si le locataire et le propriétaire (ou l'agent immobilier) ont convenu d'appliquer une grille de vétusté, la copie de cette grille de vétusté
Si le logement est situé dans une copropriété, extrait du règlement de copropriété . L'extrait porte sur la destination de l'immeuble , la jouissance des parties privatives et communes. Il indique également la quote-part attribuée au logement pour chaque catégorie de charges.
Mairie
mairieIl doit aussi annexer au bail un dossier de diagnostic technique , qui regroupe les diagnostics suivants :État de l'installation intérieure de l'électricité si l'installation a plus de 15 ans
État de l'installation intérieure du gaz si l'installation a plus de 15 ans
État des risques (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon...) , si le logement est dans une zone concernée
Diagnostic bruit , si le logement est dans une zone concernée.
À savoir
Il est recommandé de tenir à la disposition du locataire un diagnostic amiante.
Quittances de loyer
La quittance doit détailler les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges .Lorsque le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit transmettre gratuitement au locataire une quittance. Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou l'agent immobilier) peut lui transmettre la quittance par mail.Pour faire la demande de quittance au propriétaire (ou à l'agent immobilier), le locataire peut utiliser ce modèle de document :Demander une quittance de loyer au propriétaire, à l’agence immobilière ou au bailleur social
Institut national de la consommation (INC)Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire (ou à l'agent immobilier) en contrepartie de la quittance ou de son envoi, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.Justificatifs de charges
Le bail peut prévoir le paiement des charges locatives soit au réel , soit au forfait .Charges au réel
Le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par l’envoi au locataire du budget prévisionnel et des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.
Un mois avant la régularisation annuelle , le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit en outre communiquer au locataire :
Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs.
Durant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte , le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces justificatifs.
Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agent immobilier) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement , par mail ou par courrier.
À savoir
Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.
Charges au forfait
Le montant du forfait doit être établi sur la base de la liste des charges locatives .
Il doit être indiqué dans le bail.
Il ne doit pas être disproportionné par rapport au montant de charges appliqué lors du précédent bail.
Le paiement au forfait ne doit pas s'accompagner de régularisation de charges ou de complément ultérieur .
À savoir
Le montant du forfait peut être révisé chaque année, selon les règles de révision du loyer .
Définitions
- Résidence principale du locataire
- Logement occupé au moins 8 mois par an (sauf obligation professionnelle, raison de santé ou cas de force majeure), soit par le locataire ou la personne avec laquelle il vit, soit par une personne à charge (enfant, ascendant de plus de 65 ans, parent handicapé)
- Personne physique (versus personne morale)
- Individu, être humain
- Personne morale
- Groupement de personnes physiques réunies pour accomplir quelque chose en commun (entreprises, sociétés civiles, associations, État, collectivités territoriales, etc.). Ce groupe peut aussi réunir des personnes physiques et des personnes morales. Il peut aussi n'être constitué que d'un seul membre (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée - EURL - par exemple).
- Acte sous signature privée
- Acte rédigé et signé par des particuliers, sans la présence d'un notaire (par exemple, un contrat)
- Acte authentique
- Document établi par un officier public compétent, tels qu'un notaire, un commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire), un officier d'état civil, rédigé selon les formalités exigées par la loi et dont le contenu peut avoir la même valeur qu'une décision judiciaire
- Destination d'un immeuble
- Correspond à ce pour quoi un immeuble a été construit. Par exemple : usage d'habitation, usage professionnel ou usage mixte (immeuble d'habitation abritant également des locaux professionnels).
- Quote-part (droit immobilier)
- Fraction de la part des parties communes rattachée à un lot (appartement, local commercial, parking, cave...) selon, entre autres, la situation et la superficie de ce lot
Questions associées
Qui peut vous aider
Références
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 3
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 3-3
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 3-4
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 6-2
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 6-3
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 21
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 23
- Arrêté du 27 août 2012 sur la fixation individuelle de la quantité de chaleur et froid et à la répartition des frais de chauffage et refroidissement en immeuble collectif d'habitation ou à usage mixte
- Décret n°2016-382 du 30 mars 2016 sur l'établissement de l'état des lieux et la prise en compte de la vétusté des logements loués à usage de résidence principale
- Arrêté du 29 mai 2015 relatif au contenu de la notice d'information annexée aux contrats de location de logement à usage de résidence principale
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 25-10
- Arrêté du 13 décembre 2017 sur la notice d'information relative aux obligations du bailleur et aux voies de recours et d'indemnisation du locataire